Jahresendprozess
Im Hinblick auf den Jahreswechsel 2023/2024 müssen Mitarbeitende der ETH Zürich die Zeiterfassung für das ganze Jahr 2023 termingerecht (ab 1. Dezember bis spätestens Freitag, 22. Dezember 2023) und korrekt abschliessen. Vorgängig müssen alle Abwesenheitsanträge bearbeitet sein.
Personen, die in ETHIS ihre Zeiten erfassen, schliessen den Monat Dezember ab, damit der Übertrag erfolgt. Schliessen Sie den Monat Dezember 2023 ab, werden alle anderen Monate automatisch abgeschlossen. Sie bestätigen damit Ihre Ferien-, Gleitzeit- und Dienstaltersgeschenk-Saldi. Änderungen im aktuellen Jahr sind danach nicht mehr möglich. Ihre Startwerte 2024 basieren auf Ihren Jahresendsaldi von 2023 und den Ansprüchen von 2024.
Planen Sie, zwischen Weihnachten und Neujahr zu arbeiten? Erfassen Sie bitte diese Zeit in ETHIS bereits im Voraus (bis 22. Dezember 2023). Wenn Sie nicht wie geplant arbeiten, können Sie kleinere Änderungen im neuen Jahr ausgleichen. Grössere Abweichungen kann Ihre Admin-HR korrigieren. Übrigens: Admin-HR können nötige Korrekturen jederzeit vornehmen.
Als Administrierende mit HR-Rechten...
...helfen Sie mit,
damit der Saldenübertrag 2023/2024 eine gute Datenqualität aufweist und die ETH Zürich Ihre Ausweispflicht erfüllen kann. Sie müssen allenfalls die so genannten Zeitguthaben (Überträge von Arbeitszeit, Dienstaltersgeschenk sowie Ferien) aller Mitarbeitenden, die nicht abgeschlossen haben oder ihre Zeit nicht in ETHIS erfassen, eingeben und können bei Bedarf auch die bereits durch Mitarbeitende getätigten Eingaben korrigieren.
...stellen Sie sicher,
dass Abwesenheitsanträge abgearbeitet wurden und Abwesenheiten, z.B. Ferien, bis Ende 2023 vollständig erfasst sind.
- Sie unterstützen alle Mitarbeitenden in Ihrem Bereich, damit diese ihre Zeiten bis zum 22. Dezember 2023 erfasst haben.
- Sie unterstützen die Budgetverantwortlichen (BV), dass diese die Zeiten genehmigen (können).
- Sie nehmen Korrekturen vor, wo nötig.
Bis spätestens 22. Dezember 2023 müssen die Mitarbeitenden die Arbeitszeiten bis Ende Jahr erfasst haben. Geplante Arbeitszeiten zwischen Weihnachten und Neujahr sollen im Voraus erfasst werden. Kleinere Änderungen sollen Mitarbeitende im Januar ausgleichen, grössere Abweichungen kann die Administrierende mit HR-Rechten richtigstellen, in dem sie eine entsprechende Korrektur erfasst.
Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen in ETHIS (unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams) hilft Ihnen bei der Überprüfung der Überträge, Arbeitszeiten-, Ferien- und DAG-Salden.
Gilt z.B. für CSCS
- Sie müssen als Administrierende mit HR-Rechten spätestens bis 22. Dezember 2023 stellvertretend für alle Mitarbeitenden jeweils die verbindlichen Salden von Ferienguthaben, Dienstaltersgeschenken und ggf. Arbeitszeit per Ende Jahr in ETHIS übertragen.
- Sie unterstützen die Budgetverantwortlichen (BV), dass diese die Zeiten genehmigen (können).
Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen in ETHIS (unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams) hilft Ihnen bei der Überprüfung der Überträge, Arbeitszeiten-, Ferien- und DAG-Salden.
Je nachdem, wie vollständig die Mitarbeitenden in Ihrem Bereich der Erfassungspflicht bis 22. Dezember 2023 nachgekommen sind, gibt es zwei Szenarien für die Prüfung und den Übertrag:
1. Falls das Jahr 2023 bereits vollständig erfasst und abgeschlossen ist:
Wenn alle Mitarbeitenden Ihres Bereichs das Jahr 2023 vor dem 22. Dezember 2023 selber abgeschlossen haben, erfolgt der Übertrag. Dieser Prozess ist unumkehrbar und gewollt. Wenn Mitarbeitende den Monat Dezember abgeschlossen haben, werden damit alle Vormonate ebenfalls automatisch abgeschlossen. Mitarbeitende können dann einzelne Monate des Jahres 2023 im Nachhinein nicht mehr öffnen und/oder anpassen. Für Sie als Administrierende mit HR-Rechten bedeutet dies:
- Sie müssen in diesem Fall keinen Übertrag mehr tätigen.
- Sie müssen lediglich den Übertrag prüfen und allenfalls korrigieren.
Eine Übersicht zu den Salden (Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag und DAG Übertrag) und dem Status (Spalte Status Übertrag) aller Mitarbeitenden in Ihrem Bereich finden Sie im Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams. Sobald Mitarbeitende Ihres Bereichs das Jahr abgeschlossen haben, zeigt die Spalte Status Übertrag den Eintrag «bereit für Genehmigung».
So prüfen Sie einen Übertrag
Sind die ausgewiesenen Überträge in den Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag und DAG Übertrag plausibel? Falls nein, können Sie den Übertrag korrigieren.
2. Falls das Jahr 2023 unvollständig erfasst und nicht abgeschlossen ist:
A: Wenn Ihre Erinnerungsbemühungen erfolglos blieben und nicht alle Mitarbeitende in Ihrem Bereich das Jahr 2023 vor dem 22. Dezember 2023 abgeschlossen haben, schliesst HR das Jahr stellvertretend ab. Sie können Korrekturen ab dem 3. Januar 2024 vornehmen.
B: Wenn Ihr Bereich ein externes Zeiterfassungssystem nutzt, dann ist in ETHIS das Jahr ebenfalls unvollständig erfasst und nicht abgeschlossen und Sie müssen den Abschluss stellvertretend vornehmen.
Den Status des Jahresabschlusses (Spalte Status Übertrag) aller Mitarbeitenden in Ihrem Bereich finden Sie im Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams. Sofern Mitarbeitende Ihres Bereichs das Jahr noch nicht abgeschlossen haben, zeigt die Spalte Status Übertrag den Eintrag «nicht bereit für Genehmigung».
Den «Jahresübertrag machen» heisst, dass Sie für jemanden das Jahr stellvertretend abschliessen. Erst wenn alle Mitarbeitenden eines Bereiches das Jahr abgeschlossen (selber oder stellvertretend durch Sie als Administrierende mit HR-Rechten) haben, ist der Jahresübertrag für den ganzen Bereich gemacht. In ETHIS machen Sie dies unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Auswertungen: Überträge kontrollieren und genehmigen.
Unter dieser Funktion können Sie ausserdem Korrekturen der Überträge vornehmen, wenn bei bereits getätigten Überträgen von Mitarbeitenden etwas nicht stimmen sollte.
Als Administrierende mit HR-Rechten gibt es zwei Fälle, in denen Sie das Jahr stellvertretend für jemanden abschliessen...
A: ... können, wenn nicht alle Mitarbeitenden Ihres Bereiches rechtzeitig das Jahr abgeschlossen haben oder
B: ... müssen, wenn Ihr Bereich ein externes Zeiterfassungssystem nutzt
Und so geht’s:
Unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams: Überträge kontrollieren und genehmigen selektieren Sie in der Auswertung die entsprechende Mitarbeiterin / den entsprechenden Mitarbeiter mit Status nicht bereit für Genehmigung, indem Sie auf die entsprechende Personalnummer klicken.
- Klicken Sie auf JAHR ABSCHLIESSEN, es öffnet sich ein neues Fenster «Jahr abschliessen».
- Geben Sie bitte in der Spalte «Übertrag in Std» die finalen Stunden ein. Diese Stundenzahl ist dann das Startzeitguthaben für 2024.
- Klicken Sie auf SPEICHERN.
- Kontrollieren Sie den Eintrag im Protokoll.
- Schliessen Sie das Fenster «Zeitguthaben pflegen/anzeigen» über das x oben rechts.
Hinweise
- Die Spalte «Übertrag in Std» zeigt 0 an, wenn Mitarbeitende ein externes Zeiterfassungssystem nutzen. Tragen Sie bitte in diesem Fall die Werte aus dem extern genutzten System ein. Wird ETHIS genutzt, weist diese Spalte die Salden gemäss Jahresübersicht des Zeitblatts aus.
- Dienstaltersgeschenke werden von HR Operations unterjährig direkt im System vor dem Jubiläumsmonat erfasst. Wenn Mitarbeitende im nächsten Jahr ein Dienstaltersgeschenk erhalten, müssen Sie dies daher nicht beim Übertrag eingeben.
Wenn Sie den Jahresübertrag stellvertretend für jemanden eingegeben und gespeichert haben, sehen Sie dies anschliessend in der Tabelle «Protokoll», wobei Ihr Name in der Spalte «Erfasst durch» aufgeführt wird. Zudem wird in der Spalte «Art» die Bezeichnung «Initialisierung» angezeigt. Sie können stellvertretend das Jahr für eine/n Mitarbeiter/in nur einmal abschliessen. Bis zum Ende des Genehmigungsprozesses haben Sie jedoch die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen.
Wenn Sie Korrekturen vornehmen, die Mitarbeitende mit einem bereits abgeschlossenen Jahr betreffen, so handelt es sich um eine Übertragskorrektur. Eine solche Korrektur können Sie jeweils im Zeitraum zwischen «Jahr abschliessen» (Dezember) und der Genehmigung (Januar) vornehmen.
Und so korrigieren Sie einen Übertrag:
Unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams: Überträge kontrollieren und genehmigen selektieren Sie in der Auswertung die entsprechende Mitarbeiterin / den entsprechenden Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf die Personalnummer/Vertragsnummer derjenigen Person, dessen Übertrag Sie korrigieren wollen.
- Ein neues Fenster «Zeitguthaben pflegen/anzeigen» geht auf.
- Korrektur erfassen: Wählen Sie in der ersten Spalte den zu korrigierenden Saldo: Arbeitszeit, Ferien oder Dienstaltersgeschenk
- Geben Sie in der zweiten Spalte die Korrekturstunden ein (z.B. 32.8 bedeutet, dass 32.8 Stunden zum bereits bestehenden Saldo addiert werden, ein Minuszeichen bedeutet einen Abzug von Stunden).
- Geben Sie bei Bedarf in der dritten Spalte einen Kommentar ein.
- Schliessen Sie die Korrektur ab mit speichern.
- Kontrollieren Sie Korrektur im Protokoll.
- Schliessen Sie das Fenster «Zeitguthaben pflegen/anzeigen» über das x oben rechts.
Hinweise
- Korrekturen, die Sie als Admin-HR vor der Genehmigung durch den BV gemacht haben, sind Änderungen des Übertrages. Die Korrekturen werden im Januar 2024 wirksam.
- Korrekturen, die Sie als Admin-HR nach der Genehmigung durch den BV machen, beziehen sich bereits auf das Jahr 2024 und entsprechen unterjährigen Änderungen der Zeitguthaben für 2024.
Als Budgetverantwortliche...
...genehmigen Sie alle Überträge!
Zuständige Budgetverantwortliche (BV) einer Leitzahl oder ihre Stellvertretungen genehmigen die Überträge (Saldi von Arbeitszeit, Ferien und DAG) der Mitarbeitenden in das neue Kalenderjahr bis spätestens Ende Januar 2024. Nach der Genehmigung werden die Überträge vom System automatisch in den Zeitblättern der Mitarbeitenden bestätigt. Nicht genehmigte Überträge werden Anfangs Februar systemtechnisch genehmigt. Die Verantwortung für die Werte der Überträge liegen in beiden Fällen bei den zuständigen Budgetverantwortlichen.
Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams bietet Ihnen eine Übersicht über den Status und die Werte der Überträge.
- Wählen Sie bei der Selektion auf der linken Seite die Leitzahl aus, bei der Sie die Überträge der Mitarbeitenden genehmigen möchten. In der rechten Spalte sehen Sie bereits den Status der Überträge der aufgelisteten Mitarbeitenden. Bis am 22. Dezember 2023 sollten alle aufgelisteten Mitarbeitenden den Status «bereit für Genehmigung» haben. Mitarbeitende mit einem Arbeitsvertrag als akademischer Gast, Gastdozent oder Externe sowie Stundenlöhner werden nicht aufgeführt. Bei diesen Mitarbeiterkategorien ist der Übertrag für Arbeitszeit, Ferien und DAG stets 0 und muss nicht genehmigt werden.
- Bei Bedarf können Sie auf der rechten Seite auch nur einzelne Mitarbeitende für die Anzeige der Auswertung auswählen. Dies wird nur benötigt, wenn Sie explizit den Übertrag eines/r einzelnen Mitarbeiters/in genehmigen möchten.
- Klicken Sie auf «Anzeigen».
- Bitte kontrollieren Sie die Überträge aller Mitarbeitenden mit dem Status «bereit für Genehmigung» (Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag, DAG Übertrag).
- Bei Bedarf können Sie einzelne Überträge korrigieren. Rufen Sie danach die Auswertung neu auf, damit die gemachten Korrekturen ausgewiesen werden.
- Genehmigen: Wenn Sie auf «Genehmigen» klicken, werden in einem Schritt alle Überträge der Mitarbeitenden, für die Sie die Budgetverantwortung tragen, mit dem Übertrag Status «bereit für Genehmigung» genehmigt. Dieser Vorgang kann für die einzelnen Mitarbeitenden nur einmal gemacht werden.
Falls Salden von nur einzelnen Mitarbeitenden genehmigt werden sollen, müssen diese bereits bei der Selektion einzeln ausgewählt werden.
Mitarbeitende, deren Überträge bereits genehmigt wurden, sehen Sie in ausgegrauten Zeilen und haben den Status «genehmigt». Bei diesen Mitarbeitenden können die Überträge nicht mehr korrigiert werden. Es können unterjährige geschützte SeiteKorrekturen vorgenommen werden, diese haben jedoch keinen Einfluss auf die Überträge.
In der Spalte «Status Bearbeitung» können bei Bedarf verschiedene Stati ausgewählt werden. Diese dienen als Hilfsmittel für die interne Kommunikation zwischen der Administrierende mit HR-Rechten und den Budgetverantwortlichen und haben keinen Einfluss auf die Funktion «Genehmigen». Wenn der Status in der Spalte «Status Bearbeitung» auf «nicht bereit für Genehmigung» gesetzt wurde und Budgetverantwortliche auf «Genehmigen» klicken, werden die Überträge trotzdem genehmigt.
Unterstützung
Bei Login-Problemen, fehlender Berechtigungen oder Anwenderfragen melden Sie dies direkt via Support Funktion in geschützte SeiteETHIS (über die Support-Funktion). Der ETHIS-Support ist das Basis-Portal für die technische Unterstützung für alle Mitarbeitenden und Administrierende mit HR-Rechten. Die geschützte SeiteETHIS Help Zeitwirtschaft kann Ihnen auch weiterhelfen.
Bei administrativ fachlichen Fragen ist die erste Anlaufstelle, Ihr/e zuständig/e Personalsachbearbeiter/-in bei HR Operations.
Bei Fragen betreffend Reglement kontaktieren Sie Ihre HR Partnerin / Ihren HR Partner.