Wichtige Änderungen bei der E-Mail-Archivierung

Es ist kein Geheimnis: Ohne E-Mails geht im Arbeitsalltag nichts mehr. Jährlich empfangen und verschicken allein die ETH-Angehörigen Millionen von E-Mails. Die Bedeutung des «elektronischen Briefs» ist also immens. Die gängige geschäftliche Praxis in der Schweiz betrachtet E-Mails daher als geschäftsrelevante Dokumente – und somit unterliegen E-Mails auch den entsprechenden Aufbewahrungspflichten gemäss Obligationenrecht (OR).

E-Mails im Mailarchiv

Um die damit verbundenen Anforderungen zu erfüllen, werden seit dem Jahr 2003 alle E-Mails an der ETH Zürich, die über den zentralen E-Mail-Service der ID verschickt oder empfangen werden, jeweils nach 30 Tagen vom E-Mail-Server in ein Mailarchiv kopiert. Dort werden sie – gemäss Gesetzesvorgabe – für mindestens zehn Jahre aufbewahrt und sind für den jeweiligen User auch dann noch abrufbar, wenn sie aus dem E-Mail-Konto bereits gelöscht wurden. Nutzende können ihre E-Mails in diesem Archiv also nach wie vor einsehen, jedoch nicht mehr verändern oder aus dem Archiv löschen.

Nun stehen für alle Nutzenden des zentralen E-Mail-Services der ID ab dem 5. Mai 2022 Änderungen bei dieser E-Mail-Archivierung an. User von dezentral erbrachten E-Mail-Services sind von diesen Änderungen nicht betroffen.

Was ändert sich?

Folgende Änderungen werden in den kommenden Monaten bei der E-Mail-Archivierung vorgenommen:

E-Mails werden neu erst nach 60 Tagen archiviert

Bislang wurden alle ein- und ausgehenden E-Mails sowie Kalendereinträge (samt Anhängen) nach 30 Tagen automatisch vom Server ins Mailarchiv kopiert. Neu ist dies erst nach 60 Tagen der Fall.

Von dieser Speicherung ins Mailarchiv ausgenommen sind E-Mails, die nicht über den Mailserver der ID, sondern über einen dezentralen Mailserver verschickt oder empfangen werden. Dies ist zum Beispiel in den Departementen D-PHYS und teilweise im D-ITET der Fall.

Geplante Umsetzung: 5. Mai 2022

E-Mails werden nach zehn Jahren automatisch gelöscht

Bisher wurden E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, nie daraus gelöscht. Um dem «Recht auf Vergessen» gerecht zu werden, werden neu alle E-Mails, die vor über zehn Jahren verschickt oder empfangen wurden, automatisch aus dem Mailarchiv gelöscht. E-Mails, die vor weniger als zehn Jahren verschickt/versendet wurden, bleiben jedoch darin gespeichert.

Bitte beachten Sie: Das Löschen dieser E-Mails ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Wichtig: Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mails aus dem Mailarchiv gelöscht werden, können Sie diesen Prozess per sofort aussetzen. Ihre E-Mails bleiben dann bis zu Ihrem Austritt aus der ETH Zürich im Mailarchiv gespeichert, auch wenn die E-Mails älter als zehn Jahre sind. Über den IT Shop können Sie sich vom Löschprozess abmelden. Hier gibt's eine Anleitung dafür.

Start des Löschprozesses: ab Oktober 2022

Bitte beachten Sie: E-Mails, die sich in Ihrem persönlichen Outlook-E-Mail-Konto befinden, sind von diesem Löschprozess nicht betroffen. Wenn Sie diese E-Mails nicht selbst manuell löschen, bleiben sie auch über zehn Jahre lang in Ihrem Outlook-Konto.

Spezifische Regelung für E-Mails von/an Studierende/n

Eine Sonderregelung betrifft die E-Mails in Mailboxen von ETH-Studierenden: Diese werden seit September 2018 nicht mehr in das Mailarchiv gespeichert. Der Grund dafür ist, dass diese Kommunikationen nicht als geschäftsrelevant gelten.

Neu werden jene Studierenden-E-Mails, die vor September 2018 verschickt/empfangen wurden und sich somit noch im Mailarchiv befinden, daraus gelöscht, sofern diese Personen nicht gleichzeitig Mitarbeitende waren (z.B. Doktorierende).

Geplante Umsetzung: ab Mai 2022

Zugriff aufs Mailarchiv

Eine wichtige Neuerung, die bereits in Kraft ist, betrifft die Art und Weise, wie User auf das Mailarchiv zugreifen können: Bis vor Kurzem war ein solcher Zugriff direkt im Internet möglich. Seit 1. November 2021 gibt es hier jedoch eine zusätzliche Sicherheitsschranke: Für den Zugriff braucht es nun eine vorgängige, einmalige Registrierung über den ID Service Desk. Zudem ist der Zugang nur noch aus dem ETH-Netzwerk (VPN) möglich.

Mehr Informationen finden Sie auf der Projekt-Website.

Neuer Ordner für private E-Mails

Grundsätzlich ist es erlaubt, private E-Mails über das ETH-E-Mail-Konto zu verschicken oder zu empfangen. Jedoch werden aktuell auch diese privaten E-Mails ins Mailarchiv kopiert. Die ETH Zürich empfiehlt daher, das geschäftliche E-Mail-Konto nicht für private Zwecke zu nutzen. Informationen zur Nutzung des E-Mail-/Mailbox-Services finden Sie in der Service Dokumentation.

Um Ihnen jedoch die Möglichkeit zu geben, private E-Mails zu verschicken und zu empfangen, ohne dass diese ins Mailarchiv gespeichert werden, wird neu innerhalb des E-Mail-Programms ein «private-do-not-archive»-Ordner bereitgestellt. Das bedeutet: E-Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden nicht ins Mailarchiv übernommen. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Ordner ausschliesslich für private Kommunikation vorgesehen ist, nicht für die Ablage von geschäftlichen E-Mails.

Geplante Umsetzung: Ab Anfang Mai 2022. Sie werden per E-Mail informiert, wenn dieser Ordner bei Ihnen erstellt wird.

Was bedeutet das nun konkret für Sie?

Kurz zusammengefasst: In den folgenden Monaten stehen insbesondere zwei Änderungen an, die für Sie wichtig sind:

• Einrichten des «private-do-not-archive»-Ordners im E-Mail-Konto: Wann dieser Ordner bei Ihnen eingerichtet wird, erfahren Sie durch die ID per E-Mail. Der Ordner wird automatisch eingerichtet – Sie brauchen nichts weiter zu tun. Achtung: Bitte löschen Sie diesen Ordner nicht. Die Funktionalität kann nicht wiederhergestellt werden, indem Sie den Ordner einfach wieder erstellen. Dazu ist ein Ticket beim ID-ServiceDesk notwendig.
• Löschen über zehnjähriger E-Mails im Mailarchiv ab Oktober 2022: Falls Sie nicht möchten, dass ab Oktober all jene E-Mails im Mailarchiv gelöscht werden, die Sie vor über zehn Jahren verschickt oder erhalten haben, können Sie sich bis Ende September über den IT Shop von diesem Prozess abmelden.
• Sie sind mit dem Löschen Ihrer über zehnjährigen E-Mails im Mailarchiv einverstanden? Dann brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bitte beachten Sie jedoch: Das Löschen dieser E-Mails im Mailarchiv ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Hintergründe der Änderungen

Diese geschilderten Anpassungen im Archivierungsprozess sind aus folgenden Gründen notwendig:

• Gesetzliche Aufbewahrungszeit überschritten: Gemäss OR müssen geschäftsrelevante Dokumente (und somit auch E-Mails) für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Da bislang an der ETH E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, daraus nie gelöscht wurden, überschreitet diese Aufbewahrungszeit längst die gesetzlichen Vorgaben.
• «Recht auf Vergessen»: Um dem Datenschutz und dem «Recht auf Vergessen» Rechnung zu tragen, ist es üblich, E-Mails nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht zu löschen. Ausser, andere Gründe (z.B. Anforderungen des externe SeiteBundesgesetzes über die Archivierungcall_made) verlangen eine längere Speicherung. Dies betrifft jedoch nur einen kleinen Teil aller an der ETH verschickten und empfangenen E-Mails (z.B. E-Mails von Schulleitungsmitgliedern). Für alle anderen ETH-Angehörigen gibt es keinen gesetzlichen Grund, E-Mails länger als zehn Jahre aufzubewahren.
• IT-Sicherheit verbessern: Um das Mailarchiv und die darin enthaltenen E-Mails besser zu sichern, wurde die Art und Weise, wie ETH-Angehörige darauf zugreifen können, leicht angepasst.

Fragen? Anregungen?

Auf der Projekt-Website und in den FAQs finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die E-Mail-Archivierung. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den ID Service Desk.