Neuorganisation VPPL: Die Hintergründe

Wir erinnern uns: Im September 2020 gab ETH-Präsident Joël Mesot bekannt, dass im Rahmen von rETHink die Schulleitung durch zwei neue Vizepräsidien erweitert werde: jenes für Wissenstransfer und Wirtschaftsbeziehungen, und jenes für Personalentwicklung und Leadership. Letzterem steht seit November 2020 Dr. Julia Dannath vor. Der neue Schulleitungsbereich wurde aus bereits bestehenden, exzellenten Einheiten geschaffen und vereint in sich Kompetenzen und Strukturen, die über Jahre an der ETH aufgebaut worden sind. «Dafür gebührt Ulrich Weidmann und Lukas Vonesch grosser Dank. Sie haben die meisten dieser Teams über die Jahre hinweg geleitet und hervorragend weiterentwickelt», betont Julia Dannath. Aus verschiedenen Gründen war es ein gutes halbes Jahr nach dem Start von VPPL jedoch an der Zeit, die bestehenden Strukturen zu überdenken.

Warum eine Neuorganisation?

«Zu Beginn meines Amtes als Vizepräsidentin ging es mir vor allem darum, einen Überblick über meinen Bereich sowie die internen als auch externen Anforderungen und Erwartungen an uns zu gewinnen», resümiert Julia Dannath die Anfangszeit von VPPL. «Ich habe in diesen ersten Monaten viele Gespräche geführt, zugehört, vielfältige Schnittstellen und ETH-übergreifende Prozesse kennengelernt, und so einen guten Eindruck der «Organisation ETH» und ihrer Einbettung in den grösseren Rahmen erhalten.»

Nachdem eine solide Grundlage geschaffen war, wurde bald deutlich, dass eine Neuorganisation des Bereichs VPPL notwendig war, um sowohl den Strategie- und Entwicklungsplan 2021-2024 der ETH Zürich optimal zu unterstützen, als auch verschiedene Herausforderungen anzugehen. Dazu gehören u.a. weltweite Entwicklungen wie die steigende Bedeutung von Diversität und Chancengleichheit oder die Schweizer Politiklandschaft (z.B. die BFI-Botschaft, nach der Digitalisierung, Weiterbildung und Chancengerechtigkeit in den nächsten Jahren gefördert werden sollen).

Die «Neuorganisations-Reise» beginnt

Und so startete VPPL Mitte des Jahres 2021 den Neuorganisationsprozess, mit Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens. «Diese Begleitung und Spiegelung durch externe Profis war äusserst wertvoll», erklärt Julia Dannath den Prozess.

In einem workshopbasierten Ansatz mit ausgewählten Vertreterinnen und Vertretern aus VPPL wurden in vier Workshops das Design und die detaillierte Struktur der neuen Organisation erarbeitet. Von zentraler Bedeutung war dabei die Frage, was VPPL «können können» muss, um die Gesamt-Organisation ETH Zürich in Zukunft optimal zu unterstützen. Heraus kamen sieben Punkte:

1. Entwicklungsangebote für Professorinnen und Professoren
Professorinnen und Professoren in ihrer Führungsrolle ausbilden bzw. stärken.

2. Executive-Betreuung für Professorinnen und Professoren
Bestmögliche persönliche Betreuung von Professorinnen / Professoren während ihrer gesamten Laufbahn.

3. Diversität und Chancengleichheit
Diversität wertschätzen und aktiv als Chance nutzen, um bessere Forschungsergebnisse zu erzielen.

4. Entwicklungsangebote für technische und administrative Mitarbeitende (in der Führungs- und in der Mitarbeitendenrolle)
Fachübergreifende Fähigkeiten vermitteln.

5. HR-Beratung der Departemente und der Zentralen Organe auf Augenhöhe
Bereitstellen von Personal und Personalleistungen.

6. Standardisierung, Effizienz und Automatisierung für HR-Services
Hohe Qualität bei geringen Kosten.

7. Beratungsleistungen in Konfliktsituationen und/oder Situationen des unangemessenen Verhaltens
Lösung finden, bevor eine Situation eskaliert.

Fokusthemen von VPPL

Diese sieben Anforderungen an die neue VPPL-Organisation spiegeln sich auch in den Fokusthemen wider, die für VPPL definiert wurden:

• Lebenslanges Lernen: Entwicklungsmöglichkeiten für alle Berufsgruppen (akademisch/technisch/administrativ) ausbauen sowie die Führungskompetenzen auf allen Ebenen (Kaderstufe/Mittelbau) stärken.
• Stärkung der Inklusion und damit der Diversität (insbesondere Frauenförderung) und bessere Verankerung in der Organisation.
• Fortschreitende Professionalisierung des Konfliktmanagements
• Weiterentwicklung und Digitalisierung / Automatisierung von HR-Prozessen

Die neue Struktur

Das Ergebnis der gesamten «Neuorganisations-Reise» ist eine Struktur aus fünf Abteilungen sowie dem Stab Personalentwicklung und Leadership per 1. Januar 2022:

«Wichtig ist mir, dass es sich hier um eine rein inhaltlich getriebene Transformation handelt», kommentiert Julia Dannath die neue VPPL-Struktur. «Ein Personalabbau war und ist explizit kein Ziel der vorliegenden Neuorganisation. Und was mich besonders freut: Alle Abteilungsleitungsstellen werden intern besetzt. Dadurch behalten wir einerseits bestehendes Know-how in unserem Bereich bei und fördern zudem die eigenen, intern bereits vorhandenen Talente.»

Was passiert als Nächstes?

Zwar tritt die neue VPPL-Organisation erst zu Beginn des neuen Jahres in Kraft. Doch bereits in den Wochen und Monaten bis dahin werden die neuen Abteilungsleitenden gemeinsam mit Vizepräsidentin Dannath und dem Stabsleiter Maximilian Buyken ein neues Führungsgremium bilden, und auch Sitzungen werden bereits in der neuen Besetzung durchgeführt. «Dadurch stellen wir sicher, dass Entscheidungen bereits im Sinne der neuen Struktur getroffen werden», so Julia Dannath. «Ich freue mich darauf, zusammen mit meinen Kolleginnen und Kollegen in der neuen Struktur die Fokusthemen von VPPL weiter voranzutreiben und so dazu beizutragen, dass die ETH Zürich eine so grossartige Hochschule bleibt, an der alle Angehörigen gerne arbeiten, lehren, forschen und studieren.»