ETHIS News
Rückblick auf die letzten neun Monate.
24.04.2024 - Frühjahrsputz beim ETHIS Design
Ab 6. Mai 2024 wird Sie das ETHIS-Portal in einem modernen und helleren Farbdesign empfangen. Das vertraute, aber etwas altmodische Hellblau wird überwiegend durch Weiss und Grau abgelöst, die Farbenvielfalt insgesamt reduziert und das Layout leicht bereinigt. ETHIS wird dadurch heller und übersichtlicher erscheinen. Funktional ändert sich für Sie nichts: Nutzerführung, Prozesse, Eingabefelder, Selektionsmöglichkeiten, Texte und Auswertungen bleiben unverändert.
Für die Modernisierung des ETHIS-Auftrittes ist damit ein erster Schritt getan. 2025 folgt das Update der Navigation. Nutzer/-innen werden dann in einem modernen Kachel-Design navigieren und von neuen Suchfunktionen und mehr Personalisierbarkeit profitieren. Zudem wird ETHIS flexibler für die Anzeige auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones, dank "responsive Webdesign". Die Handhabung von Prozessen und Auswertungen wird dagegen unverändert bleiben.
22.03.2024 - Neue Lieferantenkataloge auf der ETHIS-Beschaffungsplattform
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die ETHIS-Beschaffungsplattform weiterhin wächst und sich stetig verbessert, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten.
Nachdem bereits Ende 2023 der Katalog von RS Components erfolgreich aufgeschaltet wurde, um die Beschaffung von Elektronikkomponenten und Messgeräten für alle Mitarbeiter zu erleichtern, haben wir weitere spannende Neuigkeiten für Sie.
Ab dem 22. März 2024 werden nun auch die Lieferanten Elektro-Material AG, Hasler & Co sowie Linde Schweiz AG (ehem. Pangas AG) auf unserer Plattform verfügbar sein. Mit diesen neuen Partnern erweitern wir unser Sortiment um einen weiteren Werkzeuglieferanten, einen Lieferanten für Elektrokomponenten und Geräte sowie einen zuverlässigen Gaslieferanten.
Dank dieser neuen Partnerschaften haben Sie Zugang zu einem breiteren Angebot an hochwertigen Produkten und Dienstleistungen, die Ihre Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten werden. Wir sind zuversichtlich, dass diese Erweiterung Ihnen dabei helfen wird, Ihre Projekte erfolgreich umzusetzen und Ihre Ziele zu erreichen.
Wir laden Sie herzlich ein, die neuen Lieferantenkataloge auf der ETHIS-Beschaffungs-plattform zu erkunden und von den vielfältigen Angeboten Gebrauch zu machen.
21.03.2024 – Vorschau Personalkosten im Bericht «Personalkosten je Kontierungselement»
Neu steht im Bericht «Personalkosten je Kontierungselement» eine Vorschau der Personalkosten für das laufende Kalenderjahr zur Verfügung. Die Kosten werden basierenden auf dem letzten abgerechneten Monat linear hochgerechnet. Weitere Daten wie Eintritte, Vorrückung, Anstellungsänderungen etc. werden in dieser Vorschau nicht berücksichtigt.
Der Button «Vorschau» generiert ein Excel für die Weiterbearbeitung. Die Vorschaudaten werden farblich von den abgerechneten Daten unterschieden und es steht ein Total der abgerechneten Kosten sowie ein Total der Kosten inkl. Vorschau zur Verfügung.
Weitere Informationen und Anleitungen finden Sie unter ETHIS Help.
15.03.2024 – Gästemanagement Optimierungen
Seit dem Inkrafttreten des neuen Gästereglements im Juli 2023 wurden bereits einige Optimierungen umgesetzt und weitere Inputs aus dem Betrieb gesammelt, von denen die folgenden im Release enthalten sind:
Allgemeines
Die Anpassungen vereinfachen den Prozess für viele beteiligte Stellen.
Verschiedene textliche Anpassungen respektive Ergänzungen sorgen bei den Gästen, Antragsteller, Exportkontrolle und HR Operations für mehr Klarheit.
Weberfassung durch die Gäste
Die Webformulare, die von den Gästen beim Eintritt auszufüllen sind, wurden pro Gästekategorie optimiert. So wird z.B. die private E-Mail und der Name der Institution erfasst, um Gäste auch nach deren Austritt erreichen zu können.
Pflege der privaten E-Mail
In der Webapplikation Adressen und Personalien (www.adressen.ethz.ch) besteht neu die Möglichkeit, die private E-Mail pflegen zu können. Zwecks Erreichbarkeit der Gäste während dem Gastaufenthalt und nach dem Austritt, ist die Angabe der privaten E-Mail für Gäste obligatorisch. Die private E-Mailadresse der Gäste wird, während dem Eintrittsworkflow initial erfasst und validiert.
ETHIS-Berichte
Die ETHIS HR Berichte sind überarbeitet worden, damit Gäste nicht mehr zusammen mit den Mitarbeitenden aufgelistet werden.
15.03.2024 - Neues Pflichtfeld «Grund des Fluges» in Lieferantenrechnungen und Berufliche Auslagen
Im Rahmen des ETH Flugreisen-Projekts wurde in ETHIS ein neues Pflichtfeld “Grund des Fluges” als Dropdown Menu mit 6 Optionen eingeführt, in welchem Reisende bei der Eingabe ihrer Flugreisen-Spesen Angaben zum Zweck ihres Fluges machen müssen. Das Feld erscheint beim Anklicken von “Flugdetails zur CO2-Berechnung” zusammen mit den existierenden Feldern Flugnummer, Flugdatum, Flugklasse, Anzahl Passagiere und Funktion Passagier. Ein blauer Informations-Knopf gibt weitere Auskunft zu den einzelnen Kategorien des Dropdown-Menus.
Grund für die Einführung eines weiteren Feldes zum Thema Reisegrund ist die Ermöglichung einer systematischen und aussagekräftigen Auswertung der verschiedenen Gründe für Flugreisen an der ETH Zürich im Rahmen des ETH Flugreisen-Projekts.
15.01.2024 - Neu: Workflow für die Bewirtschaftung von SAP-Projekten und PSP-Elementen
Ab sofort haben alle Mitarbeitenden mit einer ETHIS Finanzberechtigung Zugang zum neuen Workflow für die Bewirtschaftung von SAP-Projekten und PSP-Elementen. Die Einreichung von Anträgen zur Eröffnung, Mutation und Schließung von Projekten/PSPs erfolgt nicht mehr über acht verschiedene Formulare, sondern wird über einen ETHIS Workflow abgewickelt. Die Antragsteller/-innen werden systematisch durch den Prozess geführt und erhalten auch Einblick in die Stammdaten sowie den Status und die Chronologie ihrer Anträge. Dadurch wird die Bearbeitung von Projekten transparenter, effizienter und "papierloser".
Der Einstieg erfolgt über ETHIS > Finanzen > Anträge & Formulare:
Weitere Vorteile auf einen Blick:
- Antragsteller/-innen werden durch den Workflow geleitet und erhalten Unterstützung durch Warnhinweise.
- Die Notwendigkeit physischer Unterschriften und das Einscannen von Dokumenten entfallen, da Genehmigungen digital erfolgen.
- Verbessertes Monitoring von Projekten und effiziente Entlastung aller Beteiligten.
Was bleibt gleich?
- Für Projekt-/PSP-Eröffnungen via ETH transfer, ETHZ Foundation, EU GrantsAccess etc. müssen wie bisher keine Anträge gestellt werden.
- Die Eröffnung von SNF-Projekten für Hauptbeitragsempfänger/-innen wird weiterhin automatisch über die SNF-Schnittstelle laufen.
Weitere Informationen und Anleitungen finden Sie unter ETHIS Help und FAQs.
Für Fragen eröffnen Sie bitte ein Ticket via Smart Desk.
31.10.2023 – Abgeschlossene Verantwortungsbereiche (VBs)
- Bisher wurden abgeschlossene Verantwortungsbereiche (VBs) auf der Selektionsseite der Berichte mit einem Schlösschen-Symbol angezeigt.
- Falls sich in Ihrer Zugriffs-Berechtigung abgeschlossene VBs (mit Schlösschen-Symbol) befinden, sind diese neu aus Ihrer Selektionsmaske ausgeblendet.
- Sie können diese mit Klick auf die Checkbox (siehe folgendes Bild) dazu wählen.
11.09.2023 - Vorjahreswerte integriert in VB-/Projekt-/Kostenstellenbericht
Mit der zusätzlich einblendbaren Spalte (Ist-Vorjahr) erhalten Sie neu in Ihren Berichten die Vorjahreswerte pro PSP und Kostenstelle. Damit können Sie für jeden Zeitraum, den Sie für die Ist-Spalte wählen, die Kosten (Erlöse) des Vorjahres als direkten Vergleich mit einsehen.
Hinweis zu abgeschlossenen Projekten/ PSPs
Bei Projekten/ PSPs die im Status «abgeschlossen» ausgewertet werden, wird der Text «ABGS» angezeigt (nur relevant für Standardsicht).
In den jeweiligen Infobuttons in den Berichten finden sich weitere Erklärungen dazu.
03.07.2023 - Neue MWST-Sätze ab 1. Januar 2024
Für Rechnungsstellungen an Dritte tritt per 1. Januar 2024 die folgende Erhöhung der MWST-Sätze in Kraft:
Grundsätzliches gemäss Eidg. Steuerverwaltung
Massgebend für den anzuwendenden Steuersatz ist der Zeitpunkt resp. Zeitraum der Leistungserbringung. Bis zum 31. Dezember 2023 erbrachte Leistungen unterliegen den bisherigen, ab dem 1. Januar 2024 erbrachte Leistungen den neuen Steuersätzen. Werden Leistungen, die auf Grund des Zeitraumes ihrer Erbringung sowohl den bisherigen als auch den neuen Steuersätzen unterliegen, auf derselben Rechnung aufgeführt, müssen das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung und der jeweils darauf anfallende Betragsanteil getrennt ausgewiesen werden.
Bitte achten Sie darauf, dass alle bis Ende 2023 erbrachten Leistungen in diesem Jahr fakturiert werden. Die im ETHIS erfassten Kundenrechnungen werden von der Abteilung Rechnungswesen auf die Mehrwertsteuerkonformität geprüft.
Über die ab 1. Januar 2024 gültigen Pauschalsteuersätze informiert die neue MWST-Wegleitung 2024 hier.
Die Bezugsteuer auf Dienstleistungsbezügen aus dem Ausland wird von der Abteilung Rechnungswesen ebenfalls gemäss Zeitpunkt resp. Zeitraum der Leistungserbringung abgerechnet. Wenn jedoch ein Teil der Leistungserbringung im Jahr 2024 erfolgt, unterliegt die gesamte Leistung dem neuen Steuersatz von 8.1 %, ausser die für das Jahr 2023 erbrachten Teilleistungen und die für das Jahr 2024 erbrachten Teilleistungen werden als separate Positionen auf der Rechnung aufgeführt. In diesem Fall wären im ETHIS ebenfalls zwei Positionen bei der Rechnung zu erfassen.
Beschaffungen
Wenn bei einer Güter-/Dienstleistungs-Bestellung die Lieferung/Leistungserbringung teilweise oder vollumfänglich nach dem 31.12.2023 erfolgen wird, muss bei der ETHIS-Beschaffungsantrags-Erfassung der entsprechende, neue MWST-Satz (Standardsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8%) gewählt werden, damit nicht ein zu tiefer Antragsbetrag («Angebotstotal inkl. MWST in CHF») genehmigt wird.
Bsp. 1: Ein Angebot eines Lieferanten aus dem Ausland für die Lieferung eines Laborgeräts liegt vor. Liefertermin: 15.05.2024. Vorgehen: Im ETHIS-Beschaffungsantrag den neuen MWST-Satz 8.1% wählen, da die Lieferung im 2024 stattfindet.
Bsp. 2: Ein Angebot eines Lieferanten aus der Schweiz für eine 3-jährige Service-Dienstleistung (Anfang Juli 2023 bis Ende Juni 2026) liegt vor. MWST-Satz auf dem Angebot: 7.7%. Vorgehen: Beim Lieferanten ein Angebot verlangen, welches eine Position mit den bis Ende 2023 zu erbringenden Service-Leistungen aufweist (MWST-Satz 7.7%) und eine Position mit den ab 2024 zu erbringenden Leistungen (MWST-Satz 8.1%). Dann den ETHIS-Beschaffungsantrag mit dem MWST-Satz 8.1% erstellen.
Sind im Angebot Positionen mit aktuellen und neuen MWST-Sätzen enthalten, werden diese dann auch in der Bestellung so abgebildet und das Bestellobligo (zu finden im Einzelpostenbericht, Reiter Obligo) wird dem zu erwartenden, totalen Rechnungsbetrag entsprechen (Ausnahme: Bestellungen im Ausland, wo zusätzlich Einfuhrsteuern und Zollabfertigungsgebühren von Dritten in Rechnung gestellt werden).
Forderungsmanagement
Bitte stellen Sie sicher, dass Leistungen, die im Jahr 2023 erbracht wurden und Leistungen, die im Jahr 2024 erbracht werden, gesondert in Rechnung gestellt werden.
Beispiel: eine Leistung wird von November 2023 bis Februar 2024 erbracht. Bitte teilen Sie diese in zwei Tranchen auf, eine von November 2023 bis Dezember 2023 (MWST 7.7%) und eine Januar 2024 bis Februar 2024 (MWST 8.1%).
Wenn die gesamte Leistung in einer Rechnung fakturiert wird, dann ist auch die gesamte Leistung zum neuen Steuersatz von 8.1% steuerbar.
Drittmittelbudget
Bitte beachten Sie, dass das Budget auf drittmittelfinanzierten PSP-Elementen, welche MWST abgabepflichtig sind, unter Berücksichtigung des zum Eröffnungszeitpunkt gültigen MWST-Satzes berechnet worden ist. Entsprechend gibt es aufgrund des angepassten MWST-Satzes eine Abweichung zwischen Ertrag und Budget. Sollten Sie hier eine Anpassung und Neuberechnung des Budgets wünschen, bitten wir sie, sich mit ihrem Kundenberater / ihrer Kundenberaterin in Verbindung zu setzen. Bei der Schliessung ist aufgrund der Berechnung des effektiven Ertrages abzüglich der aufgelaufenen Kosten sichergestellt, dass der neue MWST-Satz berücksichtigt wird.
Verbesserungsvorschläge für ETHIS
Ihr Verbesserungsvorschlag erreicht uns via Ticketsystem.
Impressum
Verantwortlich: Markus Knaus (Programmleiter ETHIS) - Redaktion: Alessandra Kindle, Simone Roggenbuck - Feedback zu ETHIS News: