Finanzen
Die ETH Zürich pflegt auch im Bereich der Finanzen eine Kultur der Eigenverantwortung und Autonomie. Damit diese Kultur bestehen bleiben kann, braucht es die Auseinandersetzung mit geltenden Regeln und Richtlinien (bspw. des Finanzreglements).
Das Finanzreglement regelt unabhängig von der Mittelherkunft die finanziellen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen an der ETH Zürich.
Sämtliche der ETH Zürich zufliessenden Mittel (inkl. Vermögenswerten) gehen in das Eigentum der ETH Zürich über. Die Mittel sind Basis für die Budgetzuteilung.
Die ETH Zürich richtet sich bezüglich finanziellen Geschäftsverhaltens insbesondere nach folgenden Grundprinzipien (Auszug Art. 3 FR):
- Ordnungs- und Rechtmässigkeit
- Wirtschaftlicher, wirkungsorientierter und nachhaltiger Umgang mit den anvertrauten Mitteln und Budgets
- Eigenverantwortlichkeit
- Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für finanzielle Belange sind entsprechend der wahrzunehmenden Funktion über die gesamte Institution hinweg abgestuft, klar und eindeutig bezeichnet.
- Transparenz und Kostenwahrheit
- Finanzielle Risiken werden nicht eingegangen
- Verantwortungsvoller und integrer Umgang mit den
anvertrauten Mitteln
Die Budgetverantwortlichen nehmen die finanziellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten für einen Verantwortungsbereich wahr und verfügen hierfür über eine entsprechende Zeichnungsberechtigung. Budgetverantwortliche sind z.B. Professor:innen, Abteilungsleiter:innen, Stabsstellenleiter:innen, Leiter:innen von ausserdepartementalen Lehr- und Forschungseinrichtungen etc. Ein Verantwortungsbereich entspricht einer Organisationseinheit (der auch eine Kostenstelle zugeordnet ist). Budgetverantwortliche steuern Kosten und Erlöse, entscheiden über Anstellungen und schliessen Verträge mit Dritten ab. Budgetverantwortliche sind rechenschaftspflichtig für die Budgets in ihren Verantwortungsbereichen. Sie stellen die materielle Rechnungskontrolle aller Geschäftsfälle sicher.
Zur Gewährleistung einer reibungslosen Abwicklung der geschäftlichen finanziellen Tätigkeiten können die Budgetverantwortlichen eine stellvertretende Person bestimmen (neben allfälligen Budgetmanager:innen und Budgetassistent:innen). Die stellvertretende Person besitzt die gleichen Rechte wie die Budgetverantwortlichen, kann jedoch keine Delegationen vornehmen. Die Stellvertretung ist die weitreichendste Form der Delegation von finanziellen Kompetenzen und kann nur an Mitarbeitende mit entsprechender Funktionsstufe erteilt werden.
Die Zeichnungsberechtigungen der Budgetverantwortlichen richten sich nach den im Finanzreglement aufgeführten Schwellenwerten für finanzielle Verpflichtungen (z.B. durch Verträge, Bestellungen und Kostengenehmigungen). Die Schwellenwerte sind auch bei internen Mittelzusprachen und Transaktionen einzuhalten:
Bis CHF 50'000:
Budgetverantwortliche sind in ihren Verantwortungsbereichen einzelzeichnungsberechtigt.
CHF 50'000 bis 250'000 – in der akademischen Einheit:
Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche sind mit einer zweiten Budgetverantwortlichen des Departements kollektivzeichnungsberechtigt.
CHF 50'000 bis 250'000 – in der Abteilung:
Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche zeichnen gemeinsam mit der bereichsverantwortlichen Person (Abteilungsleiter:innen). Sind Budgetverantwortliche und Bereichsverantwortliche identisch, erfolgt die Zweitunterschrift durch die stellvertretenden Bereichsverantwortlichen.
CHF 250'000 bis 500'000 – in der akademischen Einheit:
Für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche sind zusammen mit dem/der Departementsvorsteher:in kollektivzeichnungsberechtigt. Ist der/die Departementsvorsteher:in zugleich der/die für die Geschäftsfälle zuständige Budgetverantwortliche, zeichnet er/sie mit der Stellvertretung zu zweien.
CHF 250'000 bis 500'000 – in der Abteilung:
Budgetverantwortliche sind gemeinsam mit einem/einer Ressortverantwortlichen kollektiv zeichnungsberechtigt.
Verpflichtungen über CHF 500'000:
Diese müssen vorgängig von der Schulleitung genehmigt werden.
Weiter gehende Bestimmungen zur Zeichnungsberechtigung finden sich insbesondere in Kapitel 3 und Anhang 1 des Finanzreglements. Für die Annahme von Zuwendungen gelten die Zuständigkeiten nach Art. 51 Finanzreglement.
- Konsultieren Sie regelmässig die Webseite Finanzen und Controlling und das Finanzreglement.
- Sie können die administrative Abwicklung und laufende Kontrollaufgaben delegieren. Als Budgetverantwortliche oder -verantwortlicher bleiben Sie aber für die ordnungsgemässe Verwendung der Budgets in jedem Falle weiter verantwortlich.
- Nutzen Sie ETHIS für die Abfrage von Finanzinformationen, den Zugriff auf digitalisierte Rechnungen und Verträge und für die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen (Workflows).
- Die Abteilung Rechnungswesen unterstützt die Forschenden bei der Abwicklung des finanziellen Reportings bei EU-, SNF- und Innosuisse-Projekten.
Informationen zur zuständigen Person im Bereich Rechnungswesen finden Sie hier.