Drittmittelbudgets
Für Drittmittelverträge ab 10'000 CHF ist ein separates SAP-Projekt und/oder PSP-Element zu eröffnen. Dem Finance Desk sind hierzu die entsprechenden Vertragsunterlagen zur Verfügung zu stellen, siehe auch Eröffnung.
Der Finance Desk erfasst
- Projektangaben: Projektname, Laufzeit, Geldgeber, Förderprogramm bzw. Vertragsart
- das Nettobudget für die gesamte Laufzeit entsprechend der Vereinbarung mit dem Geldgeber, das heisst das Kostenbudget exklusive Beiträge für indirekte Kosten (Overhead, Intellectual Property IP, Infrastrukturbeitrag ISB) sowie allfälliger Mehrwertsteuer. Details zu externen und internen MwSt-Sätzen ist der Wegleitung MwSt zu entnehmen.
- ggf. eine Verteilung des Budgets auf mehrere Teilprojekte bzw. PSP-Elemente, sofern entsprechende Vereinbarungen vorliegen (Vertrag oder formlos).
- den Zahlungsplan gemäss Vertrag (Forderungsmanagement) (inkl. allfällige durchlaufender Summen an externe Partner) sowie die Vertragssumme (in Vertragswährung).
Das erfasste Budget ist im ETHIS Projektbericht ersichtlich. Der hinterlegte Zahlungsplan kann im ETHIS Forderungsmanagement geprüft werden. Die Verbuchung der Overhead-Beträge (Aufteilung gemäss Richtlinien über Verträge im Bereich Forschung der ETH Zürich, "Forschungsvertragsrichtlinien") erfolgt auf der Reserve des jeweiligen Verantwortungsbereiches.
Budgets aus Verträgen in Fremdwährungen (z.B. bei EU-Projekten und Forschungsverträgen mit ausländischen Industriepartnern) werden zum Kurs des Vertragsdatums in CHF umgerechnet und als CHF-Budget auf einem PSP eingestellt (gültig für alle Verträge ab 1.1.2019). Verluste durch Kursschwankungen während der Laufzeit werden zentral getragen. Zahlungseingänge des Geldgebers werden bei der PSP Schliessung zum Kurs des Vertragsdatums umgerechnet. Die Professur verfügt damit über eine hohe Finanzsicherheit unabhängig von Währungsschwankungen.
Das Budget wird entsprechend der Vorgaben des Geldgebers detailliert auf die verschiedenen Plansachkonten eingestellt (z.B. bei SNF- und Innosuisse-Projekten detailliert nach Forschungsmittel, Apparate, Saläre und Sozialleistungen).
Die Einstellung eines Drittmittelbudgets erfolgt technisch über eine Budgetverschiebung von einem Drittmittel-PSP des zentralen Finanzmanagements (dessen Budget stellt die Höhe der erwarteten Drittmittel für die ETH Zürich im Jahr x dar) auf ein PSP eines einzelnen Verantwortungsbereichs (z.B. Professur).