Ausstandsregeln

Falls Mitwirkende im Rahmen eines Beschaffungsprojekts feststellen, dass sie eine konfliktträchtige Interessenbindung haben, sind sie verpflichtet, diese dem Vorgesetzten umgehend mitzuteilen.

Eine konfliktträchtige Interessenbindung und somit eine Befangenheit liegt vor, wenn eine auf Seiten der ETH Zürich mitwirkende Person

• ein persönliches Interesse am Auftrag hat;
• eine besondere Beziehungsnähe zur Anbieterin oder einem Mitglied eines ihrer Organe aufweist; Darunter fallen etwa enge aktuelle oder frühere (private) Geschäftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungs-/Auftragsverhältnis, Nebenbeschäftigung), Spin-Off-Beziehung, Ehe, eingetragene Partnerschaft oder eine eheähnliche Gemeinschaft, Verwandtschaft oder Schwägerschaft (bis zum dritten Grad in der Seitenlinie), ein wirtschaftliches oder anders Abhängigkeitsverhältnis oder eine mehrjährige vertiefte Kameradschaft (z. B. aufgrund des Militärdienstes)
• aufgrund anderer Umstände die für die Durchführung öffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabhängigkeit vermissen lässt, soweit sich diese Befangenheit konkret auf den Beschaffungsvorgang auswirkt.

In den Ausstand treten bedeutet im Vergabeverfahren nicht mitzuwirken, weder bei der Bedarfsspezifikation noch bei der Angebotsevaluation oder beim Vergabeentscheid. Der zuständige vorgesetzte Budgetverantwortliche bzw. der Departementsvorsteher (wenn die betroffene Person selbst eine departementale Budgetverantwortung innehat) stellt sicher, dass bei einer ihm gemeldeten Befangenheit im Zusammenhang mit einem Beschaffungsprojekt die betroffene Person in den Ausstand tritt und dieser dokumentiert wird. Ferner stellt er sicher, dass Bedarfsspezifikation, Angebotsevaluation und Vergabeentscheid durch ein unabhängiges Expertengremium durchgeführt werden, dass die Beschaffungs-prozess-Anforderungen gemäss Art. 130 Finanzreglement der ETH Zürich (nachfolgend «FR») eingehalten werden und die Einkaufskoordination informiert wird. In Zweifelsfällen entscheidet der Vizepräsident für Finanzen und Controlling über den Ausstand im Sinne von Art. 130 Abs. 3bis FR.

Mitwirkende bei ETH-Beschaffungsverfahren müssen sich auch über folgende, weitere Sorgfalts- und Treuepflichten und mögliche Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung im Klaren sein:

• Bei der Evaluation eingegangener Angebote im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens vertritt die mitwirkende Person ausschliesslich die Interessen der ETH. In einem Beschaffungsverfahren sind sämtliche Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, während und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. Konkret heisst das, dass solche Daten unberechtigten Dritten in keiner Art und Weise zugänglich gemacht und nicht aus den hierfür bestimmten Räumlichkeiten entfernt werden dürfen.
• Zudem darf vor und während des Vergabeverfahrens kein Kontakt mit potenziellen Anbieterinnen betreffend die fragliche Beschaffung stattfinden, der die Gleichbehandlung aller Anbieterinnen gefährden könnte.
• Sämtliche Geschenke, Einladungen oder geringfügige und sozial üblichen Vorteile vor und während des Vergabeverfahrens von potenziellen oder effektiven Anbieterinnen müssen abgelehnt werden.

Die Nichteinhaltung der oben aufgeführten Punkte kann eine Verletzung der personalrechtlichen Sorgfalts- und Treuepflicht darstellen und personalrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

Die folgend aufgeführten Massnahmen sollen dazu dienen, alle Mitwirkende bei Beschaffungsverfahren für das Thema konfliktträchtige Interessenbindungen bei Beschaffungen zu sensibilisieren:

• Bei Beschaffungsprojekten ab CHF 150’000 (exkl. Immobilien-Prozess) verlangt die zuständige Beschaffungsstelle von der budgetverantwortlichen Person und den weiteren mitwirkenden Personen (interne und externe) eine unterschriebene projektbezogene Unbefangenheitserklärung. Für interne und externe Mitwirkende werden unterschiedliche projektbezogene Unbefangenheitserklärungs-Formulare verwendet.
• In Beschaffungen involvierte Mitarbeitende (exkl. Budgetverantwortliche) der Beschaffungsstellen im Sinne von Art. 127 FR und der Shops im Sinne von Art. 130a FR unterzeichnen eine Unbefangenheitserklärung für die Dauer der Anstellung. Die Beschaffungsstelle/der Shop ist verantwortlich für das Einfordern der Unbefangenheitserklärungen. Damit verbunden ist die Aufgabe, regelmässig zu prüfen, ob weitere Mitarbeitende eine Unbefangenheitserklärung unterzeichnen müssen.
• Die Budgetverantwortlichen bestätigen jeweils Ende Jahr (im ETHIS-Prozess Jahresabrechnung), dass sie die Ausstandsregeln in Beschaffungsverfahren verstanden haben und in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.
• Beim Erfassen von Nebenbeschäftigungen wird im entsprechenden ETHIS-Workflow und ggf. in der SL-Mitteilung (Bewilligung) darauf hingewiesen, dass bei geplanten Beschaffungen, wo die Firma/Firmengruppe bei welcher die Nebenbeschäftigung ausgeübt wird als Anbieterin in Frage kommt, die Person mit der Nebenbeschäftigung in den Ausstand treten muss.

Grundlage für die hier aufgeführten Regeln und Prozesse bilden die unten aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen sowie folgende Finanzreglement-Artikel:

• Art. 22, Lit. e;
• Art. 24, Abs. 9, Lit. c;
• Art. 28, Abs. 1, Lit. i;
• Art. 29, Abs. 1, Lit h;
• Art. 130, Abs. 3bis

Art. 11 BöB – Verfahrensgrundsätze

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge beachtet die Auftraggeberin folgende Verfahrensgrundsätze:

b. Sie trifft Massnahmen gegen Interessenkonflikte, unzulässige Wettbewerbsabreden und Korruption.

Art. 13 BöB – Ausstand

Am Vergabeverfahren dürfen auf Seiten der Auftraggeberin oder eines Expertengremiums keine Personen mitwirken, die

a. an einem Auftrag ein persönliches Interesse haben;
b. mit einer Anbieterin oder mit einem Mitglied eines ihrer Organe durch Ehe oder eingetragene Partnerschaft verbunden sind oder eine faktische Lebensgemeinschaft führen;
c. mit einer Anbieterin oder mit einem Mitglied eines ihrer Organe in gerader Linie oder bis zum dritten Grad in der Seitenlinie verwandt oder verschwägert sind;
d. Vertreterinnen oder Vertreter einer Anbieterin sind oder für eine Anbieterin in der gleichen Sache tätig waren;
e. oder aufgrund anderer Umstände die für die Durchführung öffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabhängigkeit vermissen lassen.

Art. 3 VöB – Massnahmen gegen Interessenkonflikte und Korruption

1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Auftraggeberin sowie von dieser beauftragter Dritter, die an einem Vergabeverfahren mitwirken, sind verpflichtet:

a. Nebenbeschäftigungen und Auftragsverhältnisse sowie Interessenbindungen, die zu einem Interessenkonflikt beim Vergabeverfahren führen können, offenzulegen;
b. eine Erklärung ihrer Unbefangenheit zu unterzeichnen.

Art. 53a PVO-ETH – Wahrung der Interessen des Bundes, des ETH-Rates, der beiden ETH und der Forschungsanstalten

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllen die Aufgaben unabhängig von persönlichen Interessen und vermeiden Konflikte zwischen ihren privaten Interessen und jenen des Bundes, des ETH-Rates, der beiden ETH und der Forschungsanstalten.
2. Die zuständige Stelle nach Artikel 2 sorgt dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die miteinander verheiratet sind, in einer Partnerschaft leben, eng verwandt oder verschwägert sind, so beschäftigt werden, dass sie nicht unmittelbar miteinander arbeiten oder in direktem Unterstellungsverhältnis stehen. Wer in einer solchen Beziehung steht, hat dies der oder dem Vorgesetzten zu melden.

Art. 56b Abs. 1 und 2 PVO-ETH – Annahme von Geschenken und sonstigen Vorteilen

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit weder für sich selbst noch für ihre Angehörigen von Dritten Geschenke annehmen oder sich andere Vorteile einräumen lassen, die geringfügige, sozial übliche Gesten übersteigen oder zu einer gewissen Abhängigkeit führen können. Als geringfügige Vorteile gelten Naturalgeschenke, deren Marktwert 200 Franken nicht übersteigt.
2. In Zweifelsfällen entscheidet die vorgesetzte Stelle.

Art. 57 PVO-ETH – Berufs-, Geschäfts- und Amtsgeheimnis

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit über berufliche und geschäftliche Angelegenheiten verpflichtet, die nach ihrer Natur oder gemäss besonderer Vorschrift geheim zu halten sind.
2. Die Pflicht zur Verschwiegenheit bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen.
3. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen sich bei Einvernahmen und in Gerichtsverfahren als Partei, Zeuge oder Sachverständiger über Wahrnehmungen, die sie aufgrund ihrer Aufgabe oder in Ausübung ihrer Funktion gemacht haben und die sich auf ihre dienstlichen Aufgaben beziehen, nur äussern, wenn sie von der zuständigen Stelle dazu ermächtigt worden sind.

Art. 56 PVO-ETH – Nebenbeschäftigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter melden ihrer vorgesetzten Stelle sämtliche öffentlichen Ämter und gegen Entgelt ausgeübten Tätigkeiten, die sie ausserhalb ihres Arbeitsverhältnisses ausüben, insbesondere externe Lehrverpflichtungen, Beratungstätigkeiten, Verwaltungsratsmandate und andere Dienstleistungen.
2. Unentgeltlich ausgeübte Tätigkeiten sind meldepflichtig, sofern Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden können oder sie den Ruf des ETH-Rats, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten beeinträchtigen könnten.
3. Die Ausübung der Ämter und der Tätigkeiten nach den Absätzen 1 und 2 bedarf der Bewilligung, wenn:
   a. sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in einem Umfang beanspruchen, der die Leistungsfähigkeit im Arbeitsverhältnis mit dem ETH-Rat, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten vermindern kann, insbesondere wenn die gesamte zeitliche Beanspruchung durch die Haupt- und die Nebenbeschäftigung ein volles Arbeitspensum um mehr als 10 Prozent übersteigt;
   b. aufgrund der Art der Tätigkeit die Gefahr eines Konfliktes mit den Interessen aus dem Arbeitsverhältnis oder mit den Interessen des ETH-Rats, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten besteht;
   c. die Infrastruktur des Arbeitsplatzes beansprucht werden soll.
   
   
4. Können im Einzelfall Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden, so wird die Bewilligung mit geeigneten Auflagen oder Bedingungen verbunden oder verweigert. Interessenkonflikte können insbesondere bei folgenden Tätigkeiten bestehen:
   a. Beratung oder Vertretung von Dritten in Angelegenheiten, die zu den Aufgaben im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gehören;
   b. Tätigkeiten im Zusammenhang mit Aufträgen, die für den ETH-Rat, die beiden ETH oder die Forschungsanstalten ausgeführt werden oder die von Letzteren in absehbarer Zeit zu vergeben sind.
   
   
5. Die Mitteilung oder das Bewilligungsgesuch ist rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit bei der vorgesetzten Stelle einzureichen. Die beiden Dokumente geben Auskunft über:
   a. die Art und die Dauer der Nebenbeschäftigung;
   b. die voraussichtliche zeitliche Belastung;
   c. die Art und den Umfang der Beanspruchung der Infrastruktur;
   d. mögliche Interessenkonflikte.

Art. 56a1 PVO-ETH – Nebenbeschäftigungen der übrigen Mitglieder der Anstaltsleitungen

1. Für die übrigen Mitglieder der Anstaltsleitungen gilt für die Ausübung von Nebenbeschäftigungen Artikel 7a der Verordnung ETH-Bereich vom 19. November 2003.
2. Der ETH-Rat entscheidet auf Gesuch hin über den ganzen oder teilweisen Verzicht auf Ablieferung des Einkommens aus Nebenbeschäftigungen gemäss Artikel 11 Absatz 5 der Kaderlohnverordnung vom 19. Dezember 2003.