Listen exportieren, bearbeiten, importieren

Noten-/Resultat-Listen können exportiert, in einer externen Applikation (beispielsweise Excel) bearbeitet und wieder importiert werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise Endnoten aus mehreren Teilnoten berechnet werden. Für den Notenimport aus Online-Prüfungen mit Moodle beachten Sie bitte die Hilfe-Seite zum Import von Moodle-Listen. Im Folgenden wird nur die Export/Import-Funktion von eDoz-Notenlisten behandelt.

Exportierte Datei

Wird die aus eDoz exportierte Datei in Excel geöffnet, sieht sie wie folgt aus (Beispiel):

Vergrösserte Ansicht: Beispiel einer exportierten eDoz-Liste (geöffnet in Excel)
Beispiel einer exportierten eDoz-Liste (geöffnet in Excel)

In diesem Beispiel handelt es sich um die Liste zu einer Sessionsprüfung. Listen zu Semesterendprüfungen oder Semesterleistungen enthalten keine Spalte "+/- (Notentendenz)".

Regeln für die Bearbeitung der Datei

Damit der Import funktioniert, gelten die folgenden Regeln:

  • Nur eine eDoz-Exportdatei kann für den Import verwendet werden. Es können also keine selbst erstellten Listen importiert werden (ID und Prüfsumme sind zum Import notwendig).
  • Dateiformat: Excel oder Text-Datei (.txt, Codierung UTF-8, Tabstopp getrennte Daten)
  • Der Import muss in derselben Sprachversion wie der ursprüngliche Export erfolgen, d. h. wurde eine Liste in Englisch exportiert muss der Import mit englischem Login erfolgen.
  • Exportierte Spalten dürfen nicht gelöscht werden.
  • Zwischen die exportierten Spalten dürfen keine zusätzlichen Spalten eingefügt werden.
  • Die Reihenfolge der exportierten Spalten darf nicht verändert werden.
  • Von den exportierten Spalten dürfen nur die Spalten „Note“, „Resultat“, „Notentendenz +/-“ und „Abbruch/nicht erschienen *“ mutiert werden (direkte Eingabe von Werten; keine Formeln). Welche Spalten effektiv vorhanden sind, ist abhängig von der Form der Leistungskontrolle.
  • Spaltenbezeichnungen dürfen nicht geändert werden.
  • Exportierte Zeilen dürfen hingegen gelöscht werden (kann sinnvoll sein, wenn mehrere Personen Noten eines Faches eintragen, siehe unten).
  • In eDoz bereits vorhandene aber noch nicht gelieferte Resultate werden beim Import überschrieben, dies gilt auch für leere Felder.
  • Nicht alle Noten/Resultate in der Importdatei müssen vor dem Import erfasst werden. Importiert werden alle Noten/Resultate – auch „keine“ (leere Angaben).
    Achtung das bedeutet u. a., dass allenfalls seit dem Export in eDoz eingetragene Werte durch leere Felder der Importdatei überschrieben werden!
  • Der Import für bereits als PDF erstellte, d. h. gelieferte Resultate wird ignoriert.

Gültige Werte

  • Noten: Dezimalzahlen zwischen 1 und 6, auf Viertel-Note gerundet
  • Dezimalzeichen . (, wird beim Import zu . geändert)
  • leere Felder, also keine Eingabe
  • Resultate: „ NB “ (für nicht bestanden) oder „ Best “ (für bestanden)
  • Notentendenz: „+“ oder „-„.
  • Abbrüche: „*“
  • Hinweis: Je nach Ihren Einstellungen werden in Excel „+“, „-“ oder „*“ als unvollständige Formel interpretiert, falls Sie das Feld mit „Tab“ verlassen. Schliessen Sie in diesem Fall mit „Enter“ ab.

Bei Sortierreihenfolge unbedingt beachten:

Zusammenfügen von Listen aus verschiedenen Quellen immer überprüfen!

Bitte beachten: Das Zusammenfügen von Listen aus verschiedenen Quellen kann dazu führen, dass die Noten den falschen Studierenden zugeordnet werden. Wenn zum Einlesen der Noten oder Resultate die Exportliste aus eDoz mit einer Liste aus einer anderen Quelle (z. B. Moodle) zusammengefügt wird, ist daher die Liste nach dem Zusammenfügen zwingend auf korrekte Zuordnung zu überprüfen (z. B. durch Mitkopieren des Identifikationsmerkmals und Kontrolle, dass die Identifikationsmerkmale übereinstimmen).

Unterschiede in der Sortierung können verschiedene Ursachen haben:

  • Die Listen enthalten nicht gleich viele Studierenden (z. B. nicht zur gleichen Zeit erstellt). Wenn die Anzahl Studierende nicht übereinstimmt gibt es eine Verschiebung in der Liste, was zu einer falschen Zuordnung führt.
  • Sortierreihenfolge stimmt nicht überein

Die Sortierung nach der Studierenden-Nummer ist die einzige sichere Methode (sofern die Menge der Studierenden übereinstimmt). Wenn nach anderen Argumenten sortiert werden muss (z. B. weil aus einer Quelle die Studierenden-Nummer nicht vorhanden ist), gibt es keine Garantie, dass beide Listen gleich sortiert werden.

  • Die Sortierung nach E-Mail-Adresse ist nicht eindeutig, da diese ändern kann.
  • Die Sortierung nach Namen ist nicht standardisiert. Insbesondere bei Umlauten oder Leerschlägen im Namen ist die Sortierung nicht einheitlich. Fast jede Datenbank/Applikation (Excel, Filemaker, Access, Oracle...) hat eigene „Vorstellungen", in welcher Reihenfolge bei Umlauten, Sonderzeichen oder Leerschlägen sortiert werden soll. eDoz (Oracle) ignoriert Umlaute/Sonderzeichen oder Leerschläge bei der Sortierung.

Beispiele mit Vergleichen für die Sortierung in eDoz (Oracle), Excel und Filemaker:

bei Namen mit Umlauten, z. B. mit "ü":

in eDoz (Oracle) oder Excel:

  • Prati
  • Püntener
  • Puri
  • Püthé

in Filemaker:

  • Prati
  • Püntener
  • Püthé
  • Puri

bei Leerschlägen im  Namen:

in eDoz (Oracle):

  • Dietz
  • Di Giorgio
  • Di Lascia
  • Dittli

in Excel oder Filemaker:

  • Di Giorgio
  • Di Lascia
  • Dietz
  • Dittli

Tipps zur Bearbeitung und zum Import

  • Unter Berücksichtigung obiger Einschränkungen können Zeilen und Spalten beliebig gelöscht oder hinzugefügt werden - Zeilen können beliebig hinzugefügt, Spalten jedoch nur angehängt werden. Beim Import werden manuell eingefügte Zeilen/Spalten ignoriert.
  • Sortierung der Datei ist möglich, so lange die Konsistenz der Datensätze gewährleistet bleibt.
  • Wir empfehlen, Resultate entweder nur manuell in eDoz zu erfassen oder ausschliesslich mit Export-/Import-Dateien zu arbeiten. Das Risiko, dass direkt in eDoz erfasste Resultate sonst ungewollt durch importierte Daten überschrieben werden ist relativ gross.
  • Liefern mehrere Personen Resultate (z. B. Gruppenorganisation durch mehrere Assistierende) empfehlen wir, die Datei aufzuteilen und jeder Person nur genau die Studierenden (Zeilen) zur Bearbeitung zu übergeben, für die sie jeweils Noten/Resultate liefern soll. Ansonsten besteht ein gewisses Risiko, dass versehentlich falsch eingetragene Werte bereits vorhandene Resultate überschreiben (z. B. verrutschen um eine Zeile; leere Felder, die bereits vorhandene Werte überschreiben u. ä.).

Weist das Protokoll des Datenimports Fehler aus empfehlen wir, vor dem definitiven Speichern nicht nur die fehlerhaften Datensätze zu untersuchen sondern auch die technisch korrekt eingelesenen Datensätze nochmals zu überprüfen um sicher zu stellen, dass nicht z. B. beim Eintragen Zeilen verrutscht sind.

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